Politica de confidentialitate

POLITICA DE CONFIDENȚIALITATE ȘI PRELUCRARE A DATELOR CU CARACTER PERSONAL

Hotel Minerva & Restaurant Nan Jing

Minerva 92 Company (denumită în continuare „Compania”) este o persoană juridică română, cu sediul în București, Str. Gheorghe Manu nr. 2-4, Sector 1, București. Compania cunoaște importanța confidențialității pentru clienții noștri și se străduiește să explice clar modul în care colectăm, utilizăm, dezvăluim, transferăm și stocăm informațiile dumneavoastră cu caracter personal. Această Politică de Confidențialitate se aplică dispozitivelor, site-urilor web administrate de noi și care fac trimitere la serviciile și produsele noastre (denumite colectiv „Serviciile” noastre). Această Politică de Confidențialitate se aplică indiferent dacă utilizați un computer, un telefon mobil, o tabletă sau un alt dispozitiv inteligent pentru a accesa Serviciile noastre. Vă informăm că intenționăm să luăm măsuri pentru a stoca și prelucra datele cu caracter personal în condiții de siguranță și securitate, în conformitate cu legislația aplicabilă.
Mai jos veți găsi principalele mesaje incluse în Politica noastră de Confidențialitate.

Informațiile pe care le colectăm

Colectăm informațiile pe care ni le furnizați direct. Compania nu va colecta și prelucra niciun fel de date cu caracter personal ale dumneavoastră atunci când vizitați pagina/paginile web ale Companiei, acestea fiind colectate doar dacă sunt furnizate voluntar de către dumneavoastră în scopul încheierii unui contract / ca parte a demersurilor dumneavoastră prealabile încheierii unui contract.
Dacă comandați / rezervați un produs sau serviciu plătit de la noi, vă vom solicita numele, informațiile de contact, adresele de livrare și facturare, adresa de e-mail, numărul de telefon, precum și informațiile cardului de credit pentru a vă procesa comanda / onora rezervarea.
Vă informăm că datele solicitate prin formularele de rezervare / comandă, formularele de notificare a sosirii și plecării în unitatea de cazare turistică, reprezintă datele minime necesare pentru a îndeplini cerințele legale pentru pregătirea ofertei, contractului și facturii, precum și pentru a vă onora cererea / executa contractul.
Puteți exercita în orice moment următoarele drepturi: dreptul de a fi informat, dreptul de acces, dreptul la rectificare, dreptul la ștergere, dreptul la restricționarea prelucrării, dreptul la portabilitatea datelor, dreptul de opoziție. Vă informăm că datele dumneavoastră cu caracter personal sunt utilizate în scopurile menționate mai sus.
Obiectul nostru de activitate nu poate fi realizat fără prelucrarea acestor date în scopurile menționate mai sus. Dacă nu sunteți de acord, vă rugăm să nu transmiteți cererea dumneavoastră de livrare a serviciului / produsului.

Păstrarea datelor

Perioada de păstrare a acestor date este conformă prevederilor legale, inclusiv pentru identificare în cazul unor potențiale litigii juridice.
Nu vom păstra datele dumneavoastră cu caracter personal mai mult decât este necesar pentru scopul în care au fost colectate. Aceasta înseamnă că datele vor fi distruse sau șterse din sistemele noastre atunci când nu mai sunt necesare.
Luăm măsurile necesare pentru a ne asigura că informațiile dumneavoastră sunt prelucrate și păstrate pe baza următoarei logici:
1. cel puțin atât timp cât informațiile sunt utilizate pentru a vă furniza un serviciu;
2. conform cerințelor unei legi, unui contract sau în legătură cu obligațiile legale;
3. atât timp cât este necesar pentru scopul pentru care au fost colectate, prelucrate sau atât timp cât este necesar conform prevederilor oricărui contract, oricărei legi aplicabile, pentru identificare în cazul unor potențiale litigii juridice sau în scopuri statistice, sub rezerva unei protecții adecvate.

Vom utiliza informațiile pe care le colectăm în următoarele scopuri:
• pentru a furniza/presta un serviciu solicitat de dumneavoastră;
• pentru a asigura accesul și protecția dumneavoastră în spațiile noastre de cazare;
• pentru a livra produsele comandate de dumneavoastră;
• pentru evidența internă specifică activităților de cazare și alimentație publică;
• pentru alte scopuri, cu consimțământul dumneavoastră separat. De asemenea, putem solicita consimțământul dumneavoastră separat pentru colectarea informațiilor sau vă putem notifica separat despre modul în care colectăm informațiile dumneavoastră cu caracter personal într-un mod care nu este descris în această Politică de Confidențialitate, în funcție de cerințele anumitor servicii suplimentare, dacă este cazul. În acest caz, vă puteți retrage consimțământul în orice moment, fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate înainte de o astfel de retragere.

Utilizarea informațiilor dumneavoastră

Compania prelucrează datele cu caracter personal în scopurile descrise mai sus. Temeiul juridic al Companiei pentru prelucrarea datelor cu caracter personal include prelucrarea care: este necesară pentru executarea contractului dintre dumneavoastră și Companie; este necesară pentru conformarea cu cerințele legale (de exemplu, pentru a respecta regulile contabile aplicabile și a face dezvăluiri obligatorii către autoritățile legale); necesară pentru interesele legitime ale Companiei (de exemplu, pentru a gestiona relația dintre noi și dumneavoastră și pentru a proteja activele Companiei sau ale clienților săi).

Partajarea informațiilor dumneavoastră

Putem dezvălui informațiile dumneavoastră intern, în cadrul companiei sau echipelor relevante, cum ar fi, fără limitare, echipa de relații cu clienții, echipa juridică, echipa financiară, echipa de vânzări, echipa de suport tehnic. Dacă alegeți să plătiți serviciile/produsele noastre cu cardul, datele dumneavoastră cu caracter personal sunt transferate către furnizorul de servicii de plată cu cardul.
De asemenea, putem dezvălui informațiile dumneavoastră următoarelor entități, doar în măsura necesară pentru prestarea Serviciilor / livrarea produselor:
• Parteneri de afaceri. Putem, de asemenea, să partajăm informațiile dumneavoastră cu parteneri de afaceri de încredere, inclusiv, fără limitare, operatori de rețele wireless și distribuitori. Aceste entități sunt obligate să asigure securitatea informațiilor dumneavoastră prin prevederi legale și contractuale, aceste entități având o capacitate limitată de a utiliza informațiile dumneavoastră în alte scopuri decât furnizarea de servicii către noi.
• Alte părți atunci când legea o cere sau este necesar pentru a proteja Serviciile noastre. Pot exista situații în care dezvăluim informațiile dumneavoastră altor părți: pentru a respecta legea sau ca răspuns la un proces legal obligatoriu (cum ar fi un mandat de percheziție sau o ordonanță judecătorească); pentru a verifica sau a pune în aplicare conformitatea cu politicile care guvernează Serviciile noastre; și pentru a proteja drepturile, proprietatea sau siguranța Companiei sau a clienților săi.
• Alte părți cu consimțământul dumneavoastră sau la instrucțiunile dumneavoastră. În afară de dezvăluirile descrise în această Politică de Confidențialitate, putem partaja informații despre dumneavoastră cu terți către care vă dați consimțământul separat sau ne solicitați să efectuăm o astfel de partajare, dacă este cazul. În acest caz, vă puteți retrage consimțământul în orice moment, fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate înainte de o astfel de retragere.

Păstrarea informațiilor în siguranță

Luăm foarte în serios protecția datelor dumneavoastră și am implementat măsuri fizice și tehnice adecvate pentru a proteja informațiile pe care le colectăm în legătură cu serviciile noastre. Cu toate acestea, vă rugăm să rețineți că, deși luăm măsuri rezonabile sub controlul Companiei pentru a vă proteja informațiile, niciun site web, nicio transmisie prin internet, niciun computer sau conexiune wireless nu este complet securizat.

Transferul internațional de date

Utilizarea Serviciilor de către dumneavoastră va implica transferul, stocarea și prelucrarea informațiilor dumneavoastră cu caracter personal în afara țării dumneavoastră de reședință către țări din Spațiul Economic European, în cadrul cărora legile de protecție a datelor sunt la fel de cuprinzătoare ca cele din țara dumneavoastră. Vom lua măsuri adecvate, în conformitate cu legile aplicabile, pentru a ne asigura că informațiile cu caracter personal rămân protejate.

Drepturile dumneavoastră

Aveți dreptul de a solicita detalii privind informațiile pe care le colectăm despre dumneavoastră și de a ne cere să corectăm inexactitățile din acele informații, să vă opuneți sau să solicitați restricționarea prelucrării, să solicitați accesul, ștergerea sau portabilitatea informațiilor dumneavoastră.
Vă vom furniza gratuit informații privind acțiunile întreprinse în urma unei astfel de solicitări în termen de o lună de la primirea cererii. Această perioadă poate fi prelungită cu două luni atunci când este necesar, luând în considerare complexitatea și numărul cererilor. Vă vom informa cu privire la orice astfel de prelungire în termen de o lună de la primirea cererii, precizând și motivele întârzierii. Dacă depuneți o cerere pe cale electronică, informațiile vor fi furnizate în format electronic acolo unde este posibil, cu excepția cazului în care solicitați un format diferit.
Aveți posibilitatea de a depune o plângere la autoritatea de supraveghere din România și de a introduce o cale de atac judiciară.
Dacă avem îndoieli rezonabile cu privire la identitatea persoanei fizice care transmite cererea menționată mai sus, putem solicita furnizarea de informații suplimentare necesare pentru a confirma identitatea persoanei vizate.

În conformitate cu legislația aplicabilă, putem refuza să procesăm cereri care sunt nejustificat de repetitive, necesită un efort tehnic disproporționat, pun în pericol confidențialitatea altora, sunt extrem de impracticabile sau cereri de acces care nu sunt cerute de legea locală. Dacă cererile dumneavoastră sunt vădit nefondate sau excesive, în special din cauza caracterului lor repetitiv, putem fie să percepem o taxă rezonabilă luând în considerare costurile administrative pentru furnizarea informațiilor sau comunicarea sau luarea măsurii solicitate, fie să refuzăm să dăm curs cererii.
Dacă doriți să solicitați accesul la informațiile dumneavoastră, sau dacă aveți întrebări despre politica de confidențialitate, contactați-ne la gdpr@minerva.ro. Dacă aveți întrebări legate de securitatea datelor cu caracter personal, acestea pot fi trimise către DPO MIHAI LAURA, dpo@minerva.ro, telefon 0726996600.
Dacă solicitați ștergerea informațiilor cu caracter personal, înțelegeți că este posibil să nu mai puteți accesa sau utiliza Serviciile Companiei și că informațiile cu caracter personal rămase pot continua pentru o anumită perioadă în evidențele și arhivele Companiei, în conformitate cu legile aplicabile, dar că Compania nu va utiliza aceste informații în scopuri comerciale. Înțelegeți că, deși solicitați ștergerea, Compania își rezervă dreptul de a păstra informațiile dumneavoastră cu caracter personal sau o parte relevantă a acestora, în conformitate cu secțiunea „Păstrarea datelor” și legile aplicabile. Compania poate suspenda, limita sau înceta accesul dumneavoastră la site din cauza încălcării Termenilor de Utilizare, atunci când este necesar pentru a proteja drepturile, proprietatea sau siguranța Companiei sau a oricăruia dintre partenerii noștri de afaceri, angajați sau clienți.

Contactați-ne

Este, de asemenea, important să verificați frecvent actualizările Politicii de Confidențialitate. Cea mai recentă versiune a Politicii de Confidențialitate va fi întotdeauna disponibilă aici. Puteți verifica „data intrării în vigoare” postată în partea de sus pentru a vedea când a fost actualizată ultima dată Politica de Confidențialitate.
Dacă aveți întrebări specifice, contactați-ne la: București, Str. Gheorghe Manu nr. 2-4, Sector 1, Responsabil Date cu Caracter Personal – Mihai Laura, dpo@minerva.ro, telefon 0726996600. De asemenea, dacă doriți să vă exercitați dreptul de acces, modificare, ștergere/eliminare, opoziție, restricționarea prelucrării sau portabilitate, sau dacă doriți să ne contactați, puteți utiliza adresa gdpr@minerva.ro
Puteți depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal dacă considerați că prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal încalcă legislația aplicabilă. Puteți găsi detalii despre autoritatea de supraveghere din România pe site-ul acesteia www.dataprotection.ro

Politică privind prelucrarea datelor cu caracter personal obținute prin utilizarea mijloacelor de supraveghere video

1. Scopul prelucrării prin mijloace video
   MINERVA 92 SRL prelucrează date cu caracter personal, respectiv imagine, prin sisteme video în scopul monitorizării accesului persoanelor în instituție, asigurării securității incintelor și activelor instituției, precum și siguranței persoanelor în incinta instituției.
   MINERVA 92 SRL utilizează subsistemul de supraveghere video pentru a asigura siguranța și securitatea instituției. Acest subsistem completează sistemele de detecție și alarmare la efracție, control acces, detecție incendiu, semnalizare și alarmare, formând astfel un sistem integrat de securitate fizică.
   Deoarece prelucrarea datelor cu caracter personal (imagine) prin mijloace de supraveghere video este obligatorie, refuzul persoanei de a furniza astfel de date duce la anularea accesului acesteia în incinta Hotelului Minerva.

Această politică stabilește:
a. un set unitar de reguli care reglementează implementarea și utilizarea sistemului de supraveghere video în scopul asigurării securității persoanelor și bunurilor, pazei și protecției activelor, imobilelor, valorilor și materialelor cu regim special utilizate în activitatea Minerva 92 SRL, respectând în același timp obligațiile care revin instituției în calitate de operator de date cu caracter personal, conform legislației privind protecția datelor și măsurilor de securitate adoptate pentru protejarea datelor cu caracter personal, confidențialității, intereselor legitime și garantării drepturilor fundamentale ale persoanelor vizate.
b. responsabilitățile privind administrarea și operarea sistemului de supraveghere video, precum și cele privind întocmirea, aprobarea și avizarea documentelor aferente acestor activități.

Politica privind prelucrarea datelor cu caracter personal obținute prin utilizarea mijloacelor de supraveghere video a Minerva 92 SRL descrie sistemul de supraveghere video al instituției și măsurile de protecție luate de președintele instituției pentru protejarea datelor cu caracter personal, confidențialității și a altor drepturi fundamentale și interese legitime ale persoanelor filmate de camerele video.

2. Condiții de legitimitate

Prelucrarea datelor cu caracter personal prin utilizarea mijloacelor de supraveghere video, instalarea și utilizarea tehnică a echipamentelor și componentelor sistemului de supraveghere video se realizează în conformitate cu prevederile legale în domeniu:
a. Regulamentul (UE) 2016/679 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protecția datelor – GDPR);
b. Orientările Autorității Europene pentru Protecția Datelor privind supravegherea video, publicate la 17 martie 2010, Bruxelles;
c. Decizia nr. 52/2012 privind prelucrarea datelor cu caracter personal prin utilizarea mijloacelor de supraveghere video, emisă de Președintele Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP);
d. Legea nr. 333/2003 privind paza obiectivelor, bunurilor, valorilor și protecția persoanelor, republicată, cu modificările și completările ulterioare,
e. Hotărârea Guvernului nr. 301 din 11 aprilie 2012 pentru aprobarea Normelor metodologice ale Legii nr. 333/2003 privind paza obiectivelor, bunurilor, valorilor și protecția persoanelor;
f. Normele metodologice pentru aplicarea Legii nr. 333/2003, aprobate prin HG nr. 301/2012, cu modificările și completările ulterioare;
g. Ordinul nr. 52/2002 pentru aprobarea Cerințelor minime de securitate pentru prelucrarea datelor cu caracter personal, emis de Avocatul Poporului;

Supravegherea video este utilizată doar atunci când mijloacele convenționale aplicate sunt considerabil mai puțin eficiente în atingerea obiectivelor menționate, conform analizei de risc realizate la nivelul companiei.
MINERVA 92 SRL prelucrează imaginile înregistrate respectând prevederile legale în domeniu.

3. Zone monitorizate
   Amplasarea camerelor de supraveghere s-a efectuat în conformitate cu legislația aplicabilă și în baza analizei de risc efectuate la nivelul instituției.
   Zonele unde există o așteptare ridicată la confidențialitate nu sunt monitorizate (birouri unde publicul nu are acces, toalete și alte locații similare).
   Supravegherea video este utilizată doar atunci când mijloacele convenționale aplicate sunt considerabil mai puțin eficiente în atingerea obiectivelor menționate.
   Zonele de acces și spațiile destinate clienților și zonele cu acces restricționat/interzis sunt monitorizate prin mijloace video, după cum urmează:
   – Căi de acces în incinta Minerva 92 SRL;
   – Camere video în recepția și holul hotelului;
   – Camere video în restaurant, bar, zonă evenimente, bucătării, bufet, zonă depozitare, parcare;

Dispozitivul de înregistrare este situat într-un spațiu sub pază permanentă cu acces restricționat, pe bază de acces cu parolă.

4. Transparență și informare

MINERVA 92 SRL pune la dispoziția persoanelor care intră în zona supravegheată video informațiile prevăzute de art. 13 din Regulamentul general privind protecția datelor și art. 11 din Decizia nr. 52/2012, emisă de Președintele ANSPDCP.
În acest sens, informațiile prevăzute de art. 13 din GDPR, însoțite de pictograma relevantă, sunt aduse la cunoștința persoanelor vizate în mod clar și permanent, prin intermediul unui afiș de „Notă de informare” postat în locațiile monitorizate, poziționat la o distanță rezonabilă de locul unde sunt plasate echipamentele de supraveghere, astfel încât să poată fi văzut de către orice persoană.

5. Protejarea confidențialității și securitatea informațiilor

Pentru a proteja securitatea sistemului video și a crește gradul de protecție a vieții, au fost introduse următoarele măsuri tehnice și organizatorice:
– limitarea timpului de stocare a materialului filmat, în conformitate cu cerințele de securitate;
– suporturile de stocare (dispozitive digitale de înregistrare video) sunt în spații sigure, protejate prin măsuri de securitate fizică;
– toți utilizatorii cu drepturi de acces au semnat o fișă a postului care îi obligă să respecte prevederile legale în domeniul prelucrării datelor cu caracter personal;
– drepturile de acces sunt acordate utilizatorilor doar pentru acele resurse strict necesare îndeplinirii atribuțiilor de serviciu;
– persoana care are dreptul de a acorda, modifica sau anula drepturile de acces ale utilizatorilor, conform procedurii de acces la baza de date, este administratorul de sistem desemnat de operator;
– administratorul/responsabilul sistemului de securitate fizică desemnat păstrează în permanență o listă actualizată cu toate persoanele cu drepturi de acces la sistemul de supraveghere video, specificând tipul de acces;
– responsabilul cu protecția datelor cu caracter personal va fi consultat înainte de instalarea oricărui nou sistem video.

Totodată, s-a avut în vedere prevenirea prelucrării ilegale a datelor cu caracter personal sau a accesului neautorizat la astfel de date.

6. Accesul la datele cu caracter personal colectate prin sistemul de supraveghere video

Accesul la imaginile video înregistrate și live este limitat la un număr restrâns de persoane (angajați ai instituției) care pot fi clar identificate și este determinat de atribuțiile specificate în fișa postului (în ce scop și ce tip de acces).
În special, MINERVA 92 SRL impune limite în ceea ce privește persoanele care au dreptul:
– de a vizualiza materialul filmat în timp real
– de a vizualiza înregistrarea materialului filmat: vizualizarea imaginilor înregistrate se va face în cazuri justificate, cum ar fi cele prevăzute expres de lege și incidentele de securitate, de către Directorul General sau înlocuitorul acestuia.
– de a copia, descărca, șterge sau modifica orice material filmat: copierea, descărcarea, ștergerea sau modificarea oricărui material filmat se va face de către personalul desemnat să administreze și să întrețină sistemele de supraveghere, respectiv specialiștii IT ai companiei contractate pentru întreținerea sistemului (Danirom Security – există un acord de prelucrare a datelor cu caracter personal), cu aprobarea Directorului General al Minerva 92 SRL.
Sistemul video al Minerva 92 SRL nu urmărește captarea (de exemplu, prin focalizare sau orientare selectivă) sau prelucrarea imaginilor (de exemplu, indexare, profilare) care dezvăluie „categorii speciale de date”.
MINERVA 92 SRL nu intenționează să utilizeze sistemul de supraveghere în mod ad-hoc, adică temporar, circumstanțial.
Orice activitate de divulgare a datelor cu caracter personal către terți va fi documentată și supusă unei analize riguroase privind, pe de o parte, necesitatea comunicării, iar pe de altă parte, compatibilitatea dintre scopul comunicării și scopul pentru care aceste date au fost inițial colectate pentru prelucrare (securitate și control al accesului), dar numai după aprobarea Directorului General.
MINERVA 92 SRL are obligația de a pune la dispoziția organelor judiciare, la cererea scrisă a acestora, înregistrările video în care este surprinsă săvârșirea unor fapte penale, dar numai după obținerea aprobării Directorului General.
Sistemul de supraveghere video nu este utilizat pentru verificarea prezenței sau evaluarea performanței în muncă.
În cazuri excepționale, dar cu respectarea garanțiilor descrise mai sus, accesul poate fi acordat comisiei de cercetare disciplinară, în cadrul unei cercetări disciplinare, cu condiția ca informațiile să ajute la investigarea unei fapte sau abateri disciplinare susceptibile să prejudicieze drepturile și libertățile unei persoane.
Tot personalul cu drepturi de acces la înregistrările video beneficiază de instruire inițială în domeniul protecției datelor. Instruirea este asigurată fiecărui membru nou al personalului, cu ateliere periodice de protecția datelor organizate cel puțin o dată la doi ani pentru tot personalul cu drepturi de acces la date.
Orice breșă de securitate privind subsistemul de supraveghere video este consemnată în Registrul de Incidente GDPR, iar Directorul General este informat despre aceasta fără întârzieri nejustificate, în cel mult 12 ore.

7. Descrierea și specificațiile tehnice ale sistemului

În mod convențional, sistemul de supraveghere video este un sistem static. Funcția sa este de a înregistra imagini și este dotat cu senzori de mișcare. Sistemul poate înregistra orice mișcare detectată de camerele instalate în zona monitorizată, împreună cu data, ora și locația.
Toate camerele funcționează 24 de ore din 24, 7 zile din 7.
Atunci când este necesar, calitatea imaginii permite recunoașterea persoanelor care trec prin zona de acțiune a camerelor. Pentru o securitate sporită a prelucrării datelor care pot rezulta din supravegherea video, camerele sunt fixe (fără funcție de zoom), astfel încât utilizatorul nu poate modifica perimetrul/scopul supravegherii. Sistemul este utilizat de Minerva 92 SRL exclusiv în scop de supraveghere. Sistemul este întreținut de Danirom Security, care asigură service pentru sistemul de supraveghere, fără a avea dreptul de a-l opera.

8. Beneficiile sistemului de supraveghere:
   – control sporit asupra perimetrului monitorizat, intrărilor și ieșirilor;
   – eliminarea pierderilor cauzate de evenimente neprevăzute;
   – conformitatea cu reglementările și legislația aplicabilă obiectivelor cu grad ridicat de risc.
9. Instalarea, administrarea, operarea sistemului
   Echipamentul este instalat astfel încât să fie supravegheate doar spațiile identificate în analiza de risc ca necesitând protecție suplimentară. Utilizatorii sistemului video sunt instruiți să nu monitorizeze alte zone.
   Imaginile captate de sistemul de supraveghere video sunt vizualizate în timp real numai pe monitorul computerului din camera de stocare a informațiilor.
   Accesul neautorizat la sistemul video nu este permis.
   Accesul este strict limitat la administratorii de sistem și conducerea Minerva 92 SRL.
   De la caz la caz, accesul la sistemul video poate fi acordat și altor persoane, în afara celor menționate mai sus, numai cu aprobarea Directorului General sau a înlocuitorului acestuia. Aceste persoane nu vor avea acces la datele cu caracter personal prelucrate în cadrul activității de supraveghere video.
10. Divulgarea datelor cu caracter personal colectate prin sistemul de supraveghere video
    Informațiile înregistrate prin sistemele de supraveghere video sunt destinate utilizării de către MINERVA 92 SRL în scopul monitorizării accesului persoanelor în instituție, asigurării securității sediului și bunurilor instituției, precum și siguranței persoanelor aflate în incinta instituției și sunt puse la dispoziția organelor judiciare și a altor instituții autorizate prin lege să solicite aceste informații, la cererea expresă a acestora.
    Cu toate acestea, sistemul poate constitui un mijloc de investigare sau de obținere de informații pentru cercetări interne sau proceduri disciplinare, inclusiv în situațiile în care se produce un incident de securitate fizică sau este observat un comportament infracțional (în circumstanțe excepționale, imaginile pot fi transmise organelor de cercetare penală în cadrul unei anchete disciplinare sau penale).
    Orice activitate de transfer și divulgare a datelor cu caracter personal către terți va fi documentată și supusă unei evaluări riguroase privind necesitatea comunicării și compatibilitatea dintre scopul comunicării și scopul pentru care aceste date au fost inițial colectate pentru prelucrare (securitate și control al accesului), și se va realiza cu aprobarea Directorului General.
    Orice situație de divulgare va fi consemnată de administratorul de sistem în Registrul cazurilor de divulgare.

Imaginile înregistrate prin sistemul de supraveghere video instalat în incinta Hotel Minerva pot fi puse la dispoziția organelor judiciare, la cererea expresă a acestora.

11. Durata de stocare
    Durata de stocare a datelor obținute prin sistemul de supraveghere video este proporțională cu scopul pentru care datele sunt prelucrate, astfel încât imaginile sunt stocate pentru o perioadă care nu depășește 30 de zile, cu excepția situațiilor reglementate expres prin lege sau a cazurilor bine justificate.
    La expirarea perioadei de stocare, datele sunt șterse printr-o procedură automată, în ordinea în care au fost înregistrate.
    În cazul unui incident de securitate, precum și în cazuri bine justificate, perioada de păstrare a materialului filmat relevant poate depăși limitele normale, în funcție de timpul necesar pentru investigarea în continuare a incidentului de securitate.
    Păstrarea este documentată riguros, iar necesitatea păstrării este revizuită periodic (la intervale de două luni), și se va face cu aprobarea Directorului General.
    Dacă durata de stocare depășește termenul de 30 de zile, acest lucru va fi consemnat în Registrul înregistrărilor care depășesc durata de stocare, gestionat de administratorul de sistem.
    Directorul societății va fi consultat înainte de achiziționarea sau instalarea oricărui nou sistem de protecție video.
12. Drepturile persoanei vizate
    MINERVA 92 SRL garantează că asigură respectarea drepturilor persoanelor vizate, în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE.
    Toate persoanele implicate în activitatea de supraveghere video și cele responsabile de administrarea imaginilor filmate vor respecta procedura de acces la datele cu caracter personal.
    Informarea persoanelor vizate se realizează în mod clar și permanent prin intermediul unui semn corespunzător, o pictogramă reprezentativă, cu vizibilitate suficientă și amplasată în zona monitorizată, astfel încât să semnaleze prezența camerelor de supraveghere.
    În conformitate cu prevederile Regulamentului (UE) 2016/679, persoana vizată are următoarele drepturi privind prelucrarea imaginilor video:
    – dreptul de acces
    – dreptul la ștergerea datelor („dreptul de a fi uitat”)

Dacă persoana vizată are alte întrebări privind prelucrarea de către MINERVA 92 SRL a datelor sale cu caracter personal, aceasta poate contacta Responsabilul cu Protecția Datelor la adresa dpo@minerva.ro.
Răspunsul la cererea de acces, intervenție sau opoziție se acordă în termen de maximum 30 de zile calendaristice. Această perioadă poate fi prelungită cu o lună atunci când este necesar, ținând cont de complexitatea și numărul cererilor.
Persoana vizată va fi informată despre orice astfel de prelungire în termen de 15 zile de la primirea cererii, prezentându-se totodată motivele întârzierii.
Dacă persoana vizată depune o cerere în format electronic, informațiile vor fi furnizate în format electronic, acolo unde este posibil, cu excepția cazului în care persoana vizată solicită un alt format.
Solicitantul poate preciza în cerere dacă dorește ca informațiile să fie comunicate la o adresă specifică, care poate fi și o adresă de e-mail, sau prin intermediul unui serviciu de curierat care asigură livrarea numai personal către acesta.
Dacă cererea este depusă prin intermediul unui reprezentant, trebuie furnizate datele de identificare ale acestuia, precum și procura acordată în acest scop.
Dacă cererile unei persoane vizate sunt vădit nefondate sau excesive, în special din cauza caracterului lor repetitiv, MINERVA 92 SRL poate
– fie să perceapă o taxă rezonabilă, ținând cont de costurile administrative pentru furnizarea informațiilor sau comunicării ori pentru realizarea acțiunii solicitate;
– fie să refuze să dea curs cererii.
Dacă are îndoieli rezonabile cu privire la identitatea persoanei fizice care depune cererea prin care urmărește exercitarea unuia dintre drepturile menționate, MINERVA 92 SRL poate solicita furnizarea de informații suplimentare necesare pentru confirmarea identității persoanei vizate.
Dacă există o cerere expresă din partea persoanei vizate, dreptul de a vizualiza imaginile înregistrate care o privesc poate fi acordat sau poate fi trimisă o copie a acestora. Imaginile furnizate vor fi clare, pe cât posibil, cu condiția să nu fie prejudiciate drepturile terților (persoana vizată va putea vizualiza doar propria imagine, imaginile altor persoane care pot apărea în înregistrare vor fi editate astfel încât recunoașterea/identificarea lor să nu fie posibilă). În cazul unei astfel de cereri, persoana vizată este obligată să se identifice fără niciun dubiu (să prezinte actul de identitate la vizualizare), să precizeze data, ora, locația și împrejurările în care a fost înregistrată de camerele de supraveghere.
De asemenea, persoana vizată va prezenta o fotografie recentă pentru ca utilizatorii desemnați să o poată identifica mai ușor în imaginile filmate. Persoana va putea vizualiza doar propria imagine, imaginile altor persoane care pot apărea în înregistrare vor fi editate astfel încât recunoașterea/identificarea lor să nu fie posibilă.
Există posibilitatea refuzării dreptului de acces în situațiile în care se aplică excepțiile prevăzute de lege. Necesitatea restrângerii accesului poate fi impusă și dacă există obligația de a proteja drepturile și libertățile terților, de exemplu dacă în imagini apar alte persoane și nu există posibilitatea obținerii consimțământului acestora sau datele cu caracter personal irelevante nu pot fi extrase prin editarea imaginilor.
Pentru a-și exercita drepturile menționate mai sus, persoana vizată trebuie să depună o cerere scrisă, datată și semnată la adresa:
MINERVA 92 SRL
Str. Gheorghe Manu nr. 2-4, Sector 1, București, Cod poștal 010445
Sau prin e-mail: dpo@minerva.ro